Artikel · Rechnungsformate
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Eine einfache PDF-Rechnung ohne strukturierten Datensatz ist keine E-Rechnung im Sinne der EU-Norm. Eine E-Rechnung enthält Daten, die Buchhaltungssoftware direkt verarbeiten kann. Bei einer hybriden ZUGFeRD-Datei stecken PDF-Ansicht und XML-Daten in derselben Datei.
Geprüft am
Unterschied zwischen E-Rechnung und PDF-Rechnung
Stellen Sie sich eine Rechnung vor, auf der unten 120,00 € stehen. In einer gewöhnlichen PDF erkennen Sie den Zahlbetrag an der Beschriftung daneben. Eine Software muss erst zuordnen, welcher Betrag zu dieser Beschriftung gehört. Je nach PDF lässt sich der Text auswählen oder ist nur als Teil eines Scans vorhanden.
Eine strukturierte E-Rechnung enthält den Zahlbetrag und die Währung in festgelegten Feldern. Auch Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und einzelne Positionen können als getrennte Werte vorliegen. Software, die das Format unterstützt, kann diese Felder direkt auslesen. Die 120,00 € dienen hier als Beispiel dafür, wie beide Dateien dieselbe Information abbilden.
Wie XRechnung und ZUGFeRD die Daten speichern
Eine XRechnung kommt üblicherweise als strukturierte XML-Datei. Ein gewöhnlicher PDF-Reader stellt diese XML nicht als lesbare Rechnung dar. Ein Viewer für das Format kann aus den Daten eine Ansicht erzeugen.
Eine hybride ZUGFeRD-Rechnung kann eine sichtbare PDF-Seite und eingebettete XML in derselben Datei enthalten. Der PDF-Reader zeigt die Seite an. Software mit Unterstützung für das eingebettete Format kann die Rechnungsdaten auslesen. Die Endung .pdf allein verrät kaum, ob solche Daten enthalten sind.
Was das beim Rechnungsempfang bedeutet
Wenn Ihnen ein Lieferant eine strukturierte Rechnung schickt, halten Sie die Originaldatei für die weitere Verarbeitung bereit. Ein Screenshot oder Ausdruck hilft beim Lesen. Die strukturierten Angaben stecken in der Originaldatei. Bei einem XML-Anhang zeigt die bebilderte Anleitung zum Öffnen einer XML-Rechnung, wie die Rechnung in InvoiceGlass aussieht.